HR rendszer kialakítása nulláról: mit jelent ez a gyakorlatban?

Sok vállalkozásnál a HR rendszer nem tudatosan épül fel, hanem egyszerűen kialakul a működés során.

Először még csak néhány munkatárs van, ezért a legtöbb kérdés könnyen kezelhető szóban. A vezető tudja, ki mivel foglalkozik, az új kollégák betanítása informálisan történik, a dokumentumok pedig különböző mappákban vagy e-mailekben élnek.

Ahogy azonban nő a cég, egyre több olyan helyzet jelenik meg, amit már nem lehet hatékonyan ad hoc módon kezelni.

Ekkor válik igazán fontossá a HR rendszer kialakítása.

De mit jelent ez valójában a gyakorlatban? Milyen elemekből áll egy jól működő HR rendszer, és hogyan érdemes felépíteni nulláról?

Mit jelent a HR rendszer kialakítása?

A HR rendszer kialakítása azt jelenti, hogy a vállalkozás emberi erőforrásokkal kapcsolatos működését átlátható, következetes és egymásra épülő folyamatokba rendezzük.

Ez nem feltétlenül jelent bonyolult HR szoftvert vagy nagyvállalati szabályzatokat.

Egy jól kialakított HR rendszer sokkal inkább azt biztosítja, hogy minden fontos helyzetre legyen egyértelmű válasz.

Például:

• hogyan veszünk fel új munkatársat,
• hogyan történik a beléptetés,
• ki miért felel,
• hogyan kapnak visszajelzést a kollégák,
• hogyan kezeljük a teljesítményproblémákat,
• hogyan történik a munkakörök módosítása,
• és mi történik akkor, ha valaki kilép a cégtől.

A cél az, hogy ezek ne minden alkalommal egyedi döntések alapján történjenek.

Mikor van szükség HR rendszer kialakítására?

A HR rendszer kialakítása cégeknek általában akkor válik aktuálissá, amikor a vállalkozás kinövi az informális működést.

Ennek több tipikus jele lehet.

Például:

• gyorsan növekszik a létszám,
• egyre több új munkatárs érkezik,
• több vezető irányít különböző csapatokat,
• nem egyértelműek a felelősségi körök,
• ugyanazokat a HR helyzeteket különböző módon kezelik,
• hiányos vagy elavult a HR dokumentáció,
• a vezetők túl sok időt töltenek HR problémákkal,
• vagy rendszeresen visszatérnek ugyanazok a működési nehézségek.

Ilyenkor már nem feltétlenül egy-egy problémát kell külön kezelni.

Sokkal hatékonyabb lehet egy egységes HR rendszer felépítése.

1. A jelenlegi HR működés feltérképezése

Egy HR rendszer kialakítása nem azzal kezdődik, hogy sablonokat készítünk.

Az első lépés mindig a jelenlegi működés megértése.

Meg kell vizsgálni, hogyan működik most a vállalkozás.

Például:

• hogyan történik a toborzás,
• hogyan választanak új munkatársat,
• hogyan zajlik a belépés és betanítás,
• vannak-e naprakész munkaköri leírások,
• hogyan működik a vezetői kommunikáció,
• van-e teljesítményértékelés,
• hogyan kezelik a szabadságokat és helyettesítéseket,
• hogyan történik a kilépés.

Ez a lépés sok esetben egy HR audit részeként történik.

A cél nem az, hogy minden folyamat hibátlan legyen.

A cél az, hogy pontosan láthatóvá váljon: mi működik jól, és hol van szükség fejlesztésre.

2. A HR folyamatok meghatározása

Miután látszik a jelenlegi helyzet, következik annak meghatározása, hogy milyen HR folyamatokra van valóban szükség.

Nem minden vállalkozásnak ugyanaz a megfelelő rendszer.

Egy 15 fős cég HR működése természetesen más lesz, mint egy 150 fős szervezeté.

A leggyakoribb HR folyamatok közé tartozhat:

• toborzás és kiválasztás,
• onboarding és beléptetés,
• próbaidős értékelés,
• munkakörök kezelése,
• teljesítményértékelés,
• képzési és fejlesztési folyamatok,
• szabadság- és távollétkezelés,
• vezetői visszajelzések,
• belső kommunikáció,
• kilépési és tudásátadási folyamat.

A jó HR folyamatfejlesztés mindig a cég valódi működéséhez igazodik.

3. Munkakörök és felelősségi körök tisztázása

Egy HR rendszer egyik alapja, hogy mindenki pontosan értse:

• mi a feladata,
• miért felel,
• milyen döntéseket hozhat meg,
• és kivel kell együttműködnie.

Ezért a munkaköri leírások kialakítása vagy felülvizsgálata fontos része lehet a HR rendszer felépítésének.

A munkaköri leírásnak nem egyszerűen egy adminisztratív dokumentumnak kell lennie.

A jó munkaköri leírás a mindennapi működést támogatja.

Segít megelőzni az átfedéseket, félreértéseket és felelősségi vitákat.

4. Onboarding rendszer kialakítása

Az új munkatársak belépése kritikus pont.

Ha nincs kialakított onboarding rendszer, akkor a betanítás gyakran attól függ, hogy éppen ki foglalkozik az új kollégával.

Ez jelentős különbségeket eredményezhet az új munkatársak tapasztalataiban.

Egy megfelelő onboarding folyamat tartalmazhatja:

• a belépés előtti előkészítést,
• szükséges eszközök és hozzáférések biztosítását,
• első napi programot,
• vállalati és csapatbemutatást,
• munkaköri elvárások tisztázását,
• betanítási tervet,
• próbaidős célokat,
• rendszeres visszajelzési pontokat.

Egy jól kialakított onboarding rendszer gyorsabbá és kiszámíthatóbbá teheti az új munkatárs beilleszkedését.

5. Teljesítményértékelési rendszer kialakítása

A teljesítményértékelési rendszer egyik legfontosabb célja, hogy a munkatársak ne csak akkor kapjanak visszajelzést, amikor probléma van.

Egy működő rendszerben egyértelmű:

• mit vár el a vállalkozás,
• milyen célokat kell elérni,
• hogyan mérik a teljesítményt,
• milyen gyakran történik visszajelzés,
• és hogyan kezelik a fejlesztendő területeket.

Nem minden vállalkozásnak van szüksége bonyolult éves értékelési rendszerre.

Sok esetben egy egyszerű, negyedéves vagy féléves struktúrált beszélgetés is elegendő lehet.

6. HR dokumentáció kialakítása

A HR dokumentáció kialakítása szintén fontos része a rendszerépítésnek.

Ide tartozhatnak például:

• munkaköri leírások,
• onboarding dokumentumok,
• próbaidős értékelők,
• teljesítményértékelő sablonok,
• belső HR nyomtatványok,
• folyamatleírások,
• szervezeti ábra,
• vezetői segédletek.

A dokumentáció célja nem az, hogy minél több papír készüljön.

A jó HR dokumentáció egyszerűsíti a működést és csökkenti az egyedi döntések számát.

7. Vezetői HR folyamatok kialakítása

Sok vállalkozásnál a HR rendszer nem azért nem működik, mert nincs elég dokumentum.

Hanem azért, mert a vezetők nem ugyanazon elvek szerint működnek.

Ezért a vezetői HR folyamatok kialakítása legalább olyan fontos, mint maga a dokumentáció.

Ilyen lehet például:

• rendszeres egyéni beszélgetések,
• visszajelzési gyakorlat,
• teljesítményproblémák kezelése,
• konfliktuskezelés,
• próbaidős visszajelzés,
• célkitűzés,
• munkatársak fejlesztése.

A következetes vezetői működés jelentősen növeli egy HR rendszer hatékonyságát.

8. Kilépési és tudásátadási folyamat kialakítása

Egy jól működő HR rendszer nemcsak a belépéssel foglalkozik.

A kilépés legalább ilyen fontos.

Egy megfelelő offboarding folyamat segít abban, hogy egy munkatárs távozásakor ne vesszen el fontos tudás vagy információ.

A folyamat tartalmazhatja:

• feladatok átadását,
• folyamatban lévő ügyek dokumentálását,
• hozzáférések lezárását,
• eszközök visszaadását,
• kilépő beszélgetést,
• HR adminisztrációt,
• tudásátadást.

Ez különösen kisebb vállalkozásoknál fontos, ahol egy-egy munkatárs gyakran több kulcsfontosságú feladatért is felel.

9. A folyamatok bevezetése a gyakorlatba

A HR rendszer kialakítása nem ér véget azzal, hogy elkészülnek a dokumentumok.

A rendszer csak akkor működik, ha a munkatársak és vezetők ténylegesen használják.

Ezért a bevezetés során fontos:

• elmagyarázni az új folyamatokat,
• meghatározni a felelősöket,
• biztosítani a szükséges dokumentumokat,
• vezetői támogatást adni,
• és ellenőrizni, hogy a rendszer valóban működik-e.

Egy túl bonyolult HR rendszer könnyen életképtelenné válhat.

Ezért a cél mindig az, hogy a folyamatok egyszerűek, érthetőek és használhatók legyenek.

10. A HR rendszer folyamatos fejlesztése

Egy HR rendszer soha nem tekinthető teljesen késznek.

A vállalkozás változik.

Új munkatársak érkeznek, új vezetői szintek jelennek meg, átalakulnak a munkakörök és új üzleti célok születnek.

Ezért időről időre érdemes felülvizsgálni:

• mely HR folyamatok működnek jól,
• hol alakult ki új probléma,
• mely dokumentumok szorulnak frissítésre,
• és hol lenne szükség további HR folyamatfejlesztésre.

Mennyi idő alatt lehet HR rendszert kialakítani?

Erre nincs minden vállalkozásra érvényes válasz.

A HR rendszer kialakításának folyamata függ többek között:

• a cég létszámától,
• a meglévő folyamatok állapotától,
• a dokumentáció mennyiségétől,
• a problémák összetettségétől,
• és attól, hogy hány HR területet kell egyszerre fejleszteni.

Egy kisebb vállalkozásnál gyakran nincs szükség arra, hogy minden HR terület egyszerre készüljön el.

Érdemes a legfontosabb problémákkal kezdeni, majd fokozatosan továbbépíteni a rendszert.

HR rendszer kialakítása kis- és középvállalkozásoknak

A HR rendszer KKV-knak akkor működik jól, ha nem más vállalatok folyamatait próbálja lemásolni.

Egy kis- vagy középvállalkozásnak általában nincs szüksége feleslegesen bonyolult szabályokra.

Szüksége van viszont:

• egyértelmű felelősségekre,
• átlátható HR folyamatokra,
• használható dokumentációra,
• következetes vezetői működésre,
• és olyan rendszerre, amely képes együtt fejlődni a vállalkozással.

HR audit vagy HR rendszer kialakítása?

A két szolgáltatás nem ugyanaz.

A HR audit elsősorban a jelenlegi működés feltérképezésére szolgál.

Megmutatja:

• mi működik jól,
• hol vannak hiányosságok,
• milyen kockázatok vannak,
• és mely területeken érdemes változtatni.

A HR rendszer kialakítása ezzel szemben már a megoldások megtervezéséről és bevezetéséről szól.

Egyszerűen fogalmazva:

a HR audit megmutatja, min érdemes változtatni, a HR projekt pedig segít felépíteni azt, amire a vállalkozásnak szüksége van.

Hogyan segíthet a B4W a HR rendszer kialakításában?

A B4W HR Projektek keretében nem előre elkészített HR sablonokat próbálunk ráilleszteni a vállalkozásra.

Először megértjük a cég működését, a jelenlegi folyamatokat és azokat a pontokat, ahol rendszeresen problémák jelentkeznek.

Ezután olyan HR rendszert és folyamatokat alakítunk ki, amelyek illeszkednek a vállalkozás méretéhez, működéséhez és valódi igényeihez.

A cél nem több HR adminisztráció.

A cél egy olyan átlátható és működő HR rendszer kialakítása, amely a vezetők és a munkatársak mindennapi munkáját is támogatja.

Egy jó HR rendszer nem attól professzionális, hogy bonyolult. Hanem attól, hogy a gyakorlatban is működik.